監(jiān)理人員在施工現(xiàn)場，除了依照國家有關建設工程的法律法規(guī)、標準規(guī)范及施工圖紙等要求，檢查發(fā)現(xiàn)和處理解決質量、進度、費用、安全等問題外，還要讓這些工作的情況在監(jiān)理資料上真實地反映出來。

一、監(jiān)理資料的分類

按施工階段監(jiān)理資料來源大致可以分為三大類：

第一類，即建設工程的基本文件。

第二類，即施工單位報審的各類報表及附件。

第三類，即項目監(jiān)理機構在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。

第一類資料主要來源于建設單位。主要包括：各類合同；勘察設計文件及圖紙等。這些資料主要是原件，項目監(jiān)理機構要及時收集并妥善保存.

第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括：質量、安全驗收以及進度、費用審核表格。這些資料由施工單位提供，資料員要根據(jù)施工進度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機構在施工監(jiān)理過程中完成的各種資料。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實施細則；旁站方案；安全監(jiān)理方案；監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單；旁站記錄；實測實量；會議紀要；監(jiān)理月報；工程質量評估報告；專題報告；監(jiān)理日記；監(jiān)理工作總結等。此外，還有上級主管部門以及公司制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分資料由項目部編寫、紀錄、傳遞、整理歸檔。

二、監(jiān)理資料員基本要求

應掌握以下的知識：

（1）了解建設工程的基本建設程序，加深對工程建設的理解，從而知道自己處理的是什么資料，有什么用處，資料之間有什么關系，以便清楚掌握資料管理工作。

（2）了解監(jiān)理檔案、施工技術檔案、基建檔案；掌握檔案分類的基本方法；熟悉《建設工程文件歸檔規(guī)范》關于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設工程文件歸檔范圍，以便能指導施工承包單位的施工技術資料技術整理工作。

（3）掌握《建筑工程施工質量統(tǒng)一驗收標準》的基本內容，理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關系；掌握各個層次質量驗收地的合格條件；掌握分項、分部工程的劃分標準和質量驗收的程序。

（4）了解與《統(tǒng)一標準》配套的專業(yè)工程施工質量驗收規(guī)范的有關內容，材料、構配件驗收試驗、工程檢測等的有關規(guī)定。

（5）掌握一定的文秘知識，具備一定的文字能力；熟悉電腦操作和有關軟件；對信息化管理有一定的理解；有一定的組織能力和協(xié)調技能。

三、監(jiān)理資料的管理要求

（1）項目監(jiān)理機構應建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設專人管理文件資料，做到“明確責任，專人負責”。

（2）項目監(jiān)理機構應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。監(jiān)理人員應及時分類整理自己負責文件資料，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進行管理，監(jiān)理文件資料應準確、完整。

（3）項目監(jiān)理機構收集歸檔的監(jiān)理文件資料應為原件，若為復印件，應加蓋報送單位印章，并由經手人簽字，注明日期和原件存放處。

（4）監(jiān)理文件資料涉及的有關表格應采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

（5）項目監(jiān)理機構宜采用信息技術進行監(jiān)理文件資料管理。