印章代表了一個組織的全部對外活動和對內(nèi)管理，是這個組織權(quán)力的象征。印章的使用管理在某種程度上已經(jīng)成為企業(yè)日常經(jīng)營管理活動的縮影，通過對印章使用管理現(xiàn)狀的分析，可以很好地透視一個企業(yè)內(nèi)部管理的狀況，發(fā)現(xiàn)其薄弱環(huán)節(jié)和隱含的運(yùn)營風(fēng)險。

對于大型建筑施工企業(yè)來講，由于生產(chǎn)方式的特殊性，印章管理更加復(fù)雜，本文擬通過對大型建筑施工企業(yè)印章管理現(xiàn)狀的分析，就如何提高和改善印章管理工作提出建議和意見。

1、印章的作用與分類

印章是一個組織的符信。由于是符信，符合中國人的傳統(tǒng)觀念，導(dǎo)致用法律予以確認(rèn)。比如，

《合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時合同成立”；《民事訴訟法》第五十九條“委托他人代為訴訟，必須向人民法院提交由委托人簽名或者蓋章的授權(quán)委托書”。

《民事訴訟法司法解釋》第六十五條規(guī)定：“借用業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章、蓋章的空白合同書或者銀行賬戶的，出借單位和借用人為共同訴訟人。”從這些規(guī)定可以看出，我國法律確立了公章代表公司、單位，公章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力的原則。

大型建筑施工企業(yè)由于行業(yè)特點(diǎn)和跨地區(qū)經(jīng)營的需要，根據(jù)其性質(zhì)和用途，日常使用的印章大致可以分為以下三類：

1.1 行政公章類，指企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)及其部門等行使企業(yè)職權(quán)的法定名稱章。

主要包括：經(jīng)公安部門批準(zhǔn)并刻制備案的法定單位名稱章，也就是俗稱的“行政公章”；冠有單位名稱的內(nèi)設(shè)職能部門或分支機(jī)構(gòu)名稱章；冠有單位名稱及工程項目名稱的項目部公章；以及為實(shí)施某項特定的管理活動或完成某項任務(wù)而設(shè)立的特定機(jī)構(gòu)名稱章等。

行政公章代表了對應(yīng)組織(企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)或部門)日常對內(nèi)對外的各類經(jīng)營管理活動，在其法定或書面授權(quán)范圍內(nèi)，行使企業(yè)經(jīng)營管理權(quán)利，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

1.2 業(yè)務(wù)專用章類，指冠以企業(yè)單位法定名稱，用于業(yè)務(wù)管理活動并明確專門用途的印章，主要包括：合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、資料專用章、預(yù)(結(jié))算專用章等。

業(yè)務(wù)專用章一般可以以企業(yè)名義，在印章對應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對外行使權(quán)利、承擔(dān)責(zé)任。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章，指以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員或取得某種授權(quán)的人員的名義，代表企業(yè)實(shí)施職務(wù)行為的名章。一般包括法定代表人、企業(yè)負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人或其他取得授權(quán)人員的名章、簽字章等。這種印章與個人私章性質(zhì)不同，屬于公務(wù)專用章。

領(lǐng)導(dǎo)人員印鑒章可以代表領(lǐng)導(dǎo)人員本人行使與本企業(yè)有關(guān)的職務(wù)管理權(quán)利和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2、大型建筑施工企業(yè)印章使用管理的現(xiàn)狀

2.1 印章使用的特點(diǎn)

2.1.1印章種類多、數(shù)量大

大型建筑施工企業(yè)由于生產(chǎn)經(jīng)營的需要，一般會設(shè)置多級法人或多個分支機(jī)構(gòu)，而這些子企業(yè)或分支機(jī)構(gòu)及其職能部門均需要刻制相應(yīng)的印章來實(shí)施生產(chǎn)經(jīng)營管理活動。

同時，由于建設(shè)工程項目存在獨(dú)立性和流動性的特征，同時每個工程項目均需要在一定職權(quán)范圍內(nèi)代表企業(yè)與相關(guān)方之間發(fā)生業(yè)務(wù)往來或進(jìn)行信息溝通，這就需要刻制項目部公章或技術(shù)資料專用章等實(shí)施相關(guān)的行為。

大型企業(yè)因為規(guī)模大、工程項目多，加之工程項目結(jié)束后的竣工結(jié)算、質(zhì)量保修等因素，項目印章不會被及時銷毀，直接導(dǎo)致一些企業(yè)項目章的數(shù)量往往非常龐大。此外，大型建筑施工企業(yè)在開展跨地區(qū)經(jīng)營活動時，需要設(shè)置區(qū)域性生產(chǎn)經(jīng)營單位，以及應(yīng)項目所在地建設(shè)行政管理部門要求而開設(shè)的窗口單位(含各類分支機(jī)構(gòu)及子公司)。

這些單位除存在各種行政公章外，還需要在合同簽約、財務(wù)管理、項目施工、工程結(jié)算等方面刻制相應(yīng)的印章，以上這些因素都導(dǎo)致了大型建筑施工企業(yè)印章的種類和數(shù)量繁多。

2.1.2 印章使用頻率高、周期長

建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)周期長，項目實(shí)施過程中需要涉及使用印章的事項繁多，各個業(yè)務(wù)管理條線的部門章、專用章以及項目部公章等使用頻率很高，尤其項目部公章，在一定程度上承擔(dān)了企業(yè)對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)的功能。

而大型建筑施工企業(yè)建設(shè)項目多，涉及到的印章使用頻率更是比一般企業(yè)要高出許多。同時，大型建筑施工企業(yè)承接的一些大規(guī)模、標(biāo)志性項目的施工周期可能長達(dá)5、6年，印章使用次數(shù)更是遠(yuǎn)超一般項目。

2.1.3 異地用印成本高、協(xié)調(diào)難

根據(jù)公安部《印章治安管理辦法》的規(guī)定，一個企業(yè)法人只能有一枚經(jīng)登記備案的單位法定名稱章，即行政公章。大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營過程中必然碰到異地招投標(biāo)、異地簽約、異地辦理各種手續(xù)等情況，大多需要用到企業(yè)公章。比如在工程投標(biāo)過程中，需要頻繁用印，一旦同時有幾個地區(qū)開展投標(biāo)活動，如何安排公章使用便成了一個難題。

由于當(dāng)前電子印章尚未被市場所廣泛接受，授權(quán)駐外機(jī)構(gòu)印章行使單位公章部分職權(quán)也未完全被相關(guān)方所認(rèn)可，有些單位只能采用“飛行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高，出差過程中經(jīng)手層次多、人員雜，印章丟失或被盜風(fēng)險高等問題，特別是可能顧此失彼，影響企業(yè)面上的正常業(yè)務(wù)活動。如何協(xié)調(diào)好單位公章的使用，已成為不少大型建筑施工企業(yè)的一個管理難題。

2.2 印章管理中存在的主要問題

2.2.1用印手續(xù)審核不嚴(yán)

當(dāng)前，不少大型建筑施工企業(yè)都建立了嚴(yán)格的用印審批制度，但在具體執(zhí)行中卻不同程度地存在審核把關(guān)不嚴(yán)、印章使用隨意性比較大的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)為：

· 一是用印審批手續(xù)不全，審核不嚴(yán)。比如審批手續(xù)滯后，先用印后審批；應(yīng)當(dāng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批的事項，未經(jīng)審批用印，有的審批人員對用印事項審核不嚴(yán)，導(dǎo)致審批手續(xù)形同虛設(shè)。

· 二是越權(quán)用印。印章使用范圍超越批準(zhǔn)范圍，可以使用業(yè)務(wù)專用章的使用單位公章，不可使用業(yè)務(wù)專用章卻又規(guī)避審核，擅自加蓋業(yè)務(wù)專用章；超范圍使用項目章，將項目章用于未經(jīng)審批的經(jīng)濟(jì)合同或證明文書，構(gòu)成表見代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的隱患，此類行為引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢有耳聞。

· 三是忽視用印管理流程。一些用印申請應(yīng)登記而未登記；用印事項需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核而未審核，僅憑領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的打招呼代替應(yīng)該履行的用印審核程序。尤其在一些企業(yè)分支機(jī)構(gòu)和項目部，上述情況更為嚴(yán)重一些。

2.2.2用印監(jiān)管松懈乏力

大型建筑施工企業(yè)單位公章用途廣、使用頻率高，在項目投標(biāo)、資質(zhì)報審、銀行開戶、對外聯(lián)絡(luò)等過程經(jīng)常出現(xiàn)大量資料集中用印的情況。這就要求印章保管人員要有較強(qiáng)的風(fēng)險識別能力和責(zé)任意識。一些施工企業(yè)存在印章保管人員職責(zé)不清、風(fēng)險意識不強(qiáng)、法律意識淡薄等現(xiàn)象，對本單位的印章管理制度規(guī)定和業(yè)務(wù)要求不主動學(xué)習(xí)，責(zé)任意識較差。用印人員自行蓋章、非本企業(yè)工作人員接觸印章、監(jiān)印人員離開現(xiàn)場等情況時有發(fā)生。同時，目前大部分施工企業(yè)對于蓋印區(qū)域缺乏定點(diǎn)管理和技防監(jiān)控設(shè)施，這就埋下了企業(yè)公章被偷蓋、私蓋和“蓋白”的隱患。

2.2.3 表見代理風(fēng)險大

印章的效力可以脫離法定代表人而獨(dú)立存在，獨(dú)立發(fā)生效力，印章的效力也往往不因企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定或印章本身的形狀、材質(zhì)、印文等產(chǎn)生變化。近年來，因印章使用、保管不當(dāng)而引發(fā)的法律糾紛在建筑施工行業(yè)屢見不鮮。一些分支機(jī)構(gòu)章、部門章、項目部章等被超范圍用于簽訂未經(jīng)審批的合同、擔(dān)保文件、承諾或確認(rèn)其他與經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項，極易構(gòu)成表見代理，存在重大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險的隱患。

一些項目部印章不按規(guī)定范圍使用，如用于分包勞務(wù)人員工傷及勞動關(guān)系證明上，給企業(yè)帶來了不必要的訴訟風(fēng)險；

有的項目章被擅自用于對分包工作量簽證單、點(diǎn)工單、對賬單和債務(wù)確認(rèn)單等單據(jù)上，勢必增加項目成本，造成一定的經(jīng)濟(jì)損失，甚至引發(fā)法律糾紛；

有的項目章被用于簽訂結(jié)算、借貸、擔(dān)保文件或承諾函上，嚴(yán)重違反企業(yè)決策程序，存在重大隱患。

更有甚至，少數(shù)項目管理人員內(nèi)外勾結(jié)，故意將項目部公章甚至是技術(shù)資料章加蓋到損害企業(yè)利益的書面資料上去，最終給企業(yè)帶來巨大損失。

2.2.4 異地用印難監(jiān)管

大型建筑施工企業(yè)在跨地區(qū)經(jīng)營過程中，需要在異地使用單位公章時，要么派本單位印章專管員攜帶公章前往用印地點(diǎn)辦理用印事項，要么直接將單位公章交付申請用印單位自行辦理用印事宜。但是異地用印過程中經(jīng)手層次多、人員雜，而且可能同時在幾個地方傳遞使用印章，一次異地用印往往會加蓋許多書面資料，這就讓企業(yè)印章主管部門無法對印章使用開展有效監(jiān)管，容易產(chǎn)生用印風(fēng)險。

2.2.5 印章回收、封存、銷毀管理不到位

建筑行業(yè)交易習(xí)慣和特性決定了建筑施工企業(yè)長期以來對印章“重發(fā)放輕回收”，突出表現(xiàn)在項目部公章何時回收、誰來回收、何時銷毀、如何銷毀等問題上。由于一項建設(shè)工程從竣工驗收到完成竣工結(jié)算，再到財務(wù)銷項往往要經(jīng)歷較長的周期，有的甚至長達(dá)數(shù)年。

項目一旦完成竣工驗收，項目管理班子通常就地解散或轉(zhuǎn)到其他項目了，項目印章也隨之處于個人保管或無專人管理的狀態(tài)中，使項目印章在不同時點(diǎn)上出現(xiàn)了管理要求、管理責(zé)任的不明確，即使項目竣工結(jié)算和質(zhì)量保修完畢，如何做好印章的回收、封存、銷毀工作往往缺乏有效的制度安排，更缺乏專人負(fù)責(zé)和處置，極易造成印章管理失控、印章丟失等情況。

2.2.6 印章管理的信息化程度不高

當(dāng)前，越來越多的信息化手段被運(yùn)用到建筑施工企業(yè)的合同管理、財務(wù)管理、施工生產(chǎn)要素管理和日常辦公等領(lǐng)域，但在印章管理方面，還基本停留在傳統(tǒng)方式和手段上，比如用印申請和審批管理，基本采用書面申請和實(shí)物用印方式，能夠系統(tǒng)地開發(fā)和使用電子印章及網(wǎng)上印章管理系統(tǒng)的企業(yè)少之又少，一旦發(fā)生印章風(fēng)險事件后往往責(zé)任不清、追溯無門。而且由于缺乏統(tǒng)一的印章管理信息數(shù)據(jù)庫，對印章的使用狀態(tài)了解不清，印章偷蓋、濫蓋、多蓋的現(xiàn)象此起彼伏，并因此引發(fā)了諸多法律風(fēng)險事件。

3、對策和建議

對于大型建筑施工企業(yè)來說，印章已經(jīng)成了經(jīng)營管理正常運(yùn)行必不可少的關(guān)鍵要素和關(guān)鍵資源，所以必須重視對于印章的管理使用，筆者按照“全面、全員、全過程”的印章管理原則，并從風(fēng)險控制的角度出發(fā)，提出四點(diǎn)建議：

3.1 建立全面的印章管理體系

首先，要摸清企業(yè)印章管理的真實(shí)情況，梳理和綜合分析本企業(yè)印章使用管理的特點(diǎn)。

大型建筑施工企業(yè)由于組織架構(gòu)復(fù)雜，下屬分子公司、臨時機(jī)構(gòu)眾多，企業(yè)印章管理部門對于印章管理的實(shí)際情況，往往不能做到完全掌握，在實(shí)際管理工作中就難以抓住重點(diǎn)。

因此，必須對企業(yè)自身的印章管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面摸底和定期梳理，通過主管部門抽查和下屬企業(yè)自查相結(jié)合的方式，動態(tài)掌握企業(yè)印章數(shù)量、種類和區(qū)域分布等關(guān)鍵要素，才能有的放矢地開展規(guī)范印章使用管理的工作。

其次，要梳理印章管理的風(fēng)險點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)環(huán)節(jié)管控。

要在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，全面梳理本單位印章管理的主要風(fēng)險點(diǎn)，采取針對性的管控措施。

具體來說，一般要重點(diǎn)加強(qiáng)對項目部、駐外機(jī)構(gòu)等薄弱環(huán)節(jié)的管控，重視上述機(jī)構(gòu)印章刻制、使用、保管、回收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過加快區(qū)域總部建設(shè)，形成異地印章使用的監(jiān)管中心；要嚴(yán)格規(guī)范項目部章、分支機(jī)構(gòu)章、部門章的用途范圍，通過印文內(nèi)容明示等方式，限定其用途，防范不當(dāng)使用引起的表見代理風(fēng)險；要重視加強(qiáng)印章保管工作，明確印章必須存放在帶鎖的牢固可靠的箱柜內(nèi)，防范失竊風(fēng)險。

再次，要優(yōu)化用印流程設(shè)計，做到效率和風(fēng)險管理兼顧。

在掌握企業(yè)印章管理實(shí)際情況和關(guān)鍵風(fēng)險控制點(diǎn)后，印章管理部門要制定一套符合企業(yè)自身實(shí)際、便于管理的用印操作流程和模式，平衡好效率與風(fēng)險管控的關(guān)系。

具體來說，對于用印流程要清晰明確，關(guān)鍵控制點(diǎn)負(fù)責(zé)人應(yīng)有AB角的設(shè)置，關(guān)鍵業(yè)務(wù)事項需要前置審核的，相關(guān)部門必須明確聯(lián)系人，印章管理部門應(yīng)有24小時蓋章工作預(yù)案等。同時，還要積極運(yùn)用信息化手段和其他專業(yè)管理的工具、方法，探索電子印章等新型印章的使用和風(fēng)險管控模式，提高印章使用管理的效率。只有這樣，印章風(fēng)險管控工作才能既服務(wù)于企業(yè)發(fā)展又能兼顧內(nèi)控管理需要。

最后，在完成上述工作的基礎(chǔ)上，要將相關(guān)的流程、做法、措施形成管理文件，制定完善的印章管理制度。

要通過制度來規(guī)范印章使用監(jiān)管工作，明確各項基本標(biāo)準(zhǔn)和各級印章管理部門、管理崗位的工作職責(zé)。此外，也要通過制度的系統(tǒng)性規(guī)定，規(guī)范不同類別的行政公章的體系設(shè)計，統(tǒng)一種類、名稱、樣式，合理控制企業(yè)印章總量，明確各類印章的使用范圍，區(qū)域和權(quán)限。

3.2 落實(shí)全過程印章使用管理要求

圍繞印章的“刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷毀”等全過程，要嚴(yán)格落實(shí)以下管理要求：

3.2.1 印章的刻制

應(yīng)由印章主管部門統(tǒng)一刻制，其他部門非經(jīng)授權(quán)或制度規(guī)定，不得刻制印章；經(jīng)授權(quán)刻制印章的，在印章刻制完畢后，應(yīng)當(dāng)?shù)接≌轮鞴懿块T辦理印模備案。

3.2.2 印章的啟用

應(yīng)由印章主管部門正式發(fā)文啟用以后，方可使用。啟用文件應(yīng)注明印章啟用時間、保管單位、印章用途等，如替換原有印章的，原章應(yīng)相應(yīng)廢止。

3.2.3 印章的領(lǐng)用

應(yīng)由申請刻制印章的單位或部門，明確專人辦理領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)是本單位的正式員工并進(jìn)行登記備案，不得讓他人代領(lǐng)。

3.2.4 印章的保管

應(yīng)由專人保管并有上鎖的保管箱等專用的保管設(shè)備。印章的保管人員應(yīng)簽署保管責(zé)任書，明確保管責(zé)任。印章保管人暫時不能行使保管責(zé)任的，應(yīng)和臨時保管人員辦理印章移交手續(xù)。嚴(yán)禁將印章交由非本單位人員保管。

3.2.5 印章的使用

應(yīng)由保管人本人蓋章，印章保管人在使用印章前，應(yīng)檢查是否按規(guī)定的流程、權(quán)限辦理了用印審批手續(xù)。如有不符合要求的，應(yīng)由申請用印單位說明情況及具體補(bǔ)辦措施，否則不得用印。申請異地使用印章的，應(yīng)由申請單位派經(jīng)備案的借用人員來辦理借用手續(xù)，并明確要求歸還時間和借用期間的印章保管責(zé)任和保管要求等。

3.2.6 印章的登記

應(yīng)由申請用印人在用印前在專門的登記本上填寫用印事項，記錄用印時間，印章保管人在用印前，應(yīng)檢查對方登記情況。

3.2.7 印章的回收

應(yīng)由印章保管單位向企業(yè)印章主管部門提出申請。在辦理回收手續(xù)時，應(yīng)制作印章回收登記表，注明印章于何時起停止使用，有條件的應(yīng)一并提交用印登記表，進(jìn)行歸檔保存。

3.2.8 印章的銷毀

應(yīng)由印章保管部門根據(jù)實(shí)際情況，在企業(yè)檔案管理部門的協(xié)助下，辦理銷毀手續(xù)。

3.3 增強(qiáng)全員印章使用風(fēng)險防范意識

印章的使用風(fēng)險并不僅限于印章使用的保管人和責(zé)任人，而是和企業(yè)每一個員工息息相關(guān)。大型建筑施工企業(yè)要針對不同對象采取不同的印章使用風(fēng)險意識的教育和培訓(xùn)。

具體來說，要逐級開展針對印章專兼職管理人員的定期指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)印章管理人員的法律意識、風(fēng)險意識，提高其業(yè)務(wù)技能和崗位工作水平，防范差錯風(fēng)險。

對于一些基層項目部管理人員，要將全面系統(tǒng)地管理文件，提煉成通俗易懂的管理指南，直接張貼在其辦公地點(diǎn)，簡明扼要地提示印章管理的要求和管理責(zé)任；對于其他管理人員，要通過內(nèi)控制度培訓(xùn)、普法教育、專題講座等途徑廣泛開展印章規(guī)范使用和風(fēng)險防范的宣貫活動，增強(qiáng)全體員工的風(fēng)險防范意識和嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)印章管理制度的自覺性。

3.4 加強(qiáng)監(jiān)督檢查，落實(shí)工作責(zé)任

大型建筑施工企業(yè)印章管理部門要加強(qiáng)對各類印章管理的業(yè)務(wù)檢查和考評，健全分級、分類管理的風(fēng)險報告和督查機(jī)制，提高處置印章風(fēng)險事件的應(yīng)急能力。通過定期或不定期抽查等方式，組織開展印章使用管理情況的合規(guī)性檢查，對存在的隱患和漏洞，要及時落實(shí)整改，努力形成印章管理的長效機(jī)制。

要落實(shí)工作責(zé)任，明確各級領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)管責(zé)任和印章管理人員的保管責(zé)任，做到“專人保管、有人負(fù)責(zé)、責(zé)任可追溯”，對違反印章管理制度的責(zé)任人要按照有關(guān)制度規(guī)定追究其責(zé)任。認(rèn)真落實(shí)“誰掌管、誰負(fù)責(zé)”的工作責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行“隨用隨蓋、人在章在、人離章收”的操作要求，加強(qiáng)用印過程的監(jiān)管。對于仿冒、私刻企業(yè)各類公章的分包商和供應(yīng)商，應(yīng)要求其出具承擔(dān)因私刻印章而產(chǎn)生的一切經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的還應(yīng)取消其合格供應(yīng)商的資格。